قبل از پاسخ به این سئوال، بهتر است انواع روشهای دسترسی ایمیل و مکانیزم کلی هر یک را بشناسیم.
به طور کلی در اینترنت از چهار نوع پروتکل برای ارسال و دریافت ایمیل استفاده می شود: پروتکل های (http – imap – pop3) برای دریافت ایمیل و پروتکل smtp برای ارسال ایمیل.
بر همین اساس انواع ایمیل ها از لحاظ دریافت و ارسال به سه دسته تقسیم میشوند.
۱- دسترسی به ایمیل از مرورگر وب (Http)
اگر آدرس ایمیل شما در gmail به صورت yourname@gmail.com است شما از یک حساب ایمیل مبتنی بر وب استفاده می کنید زیرا شما هر بار برای اینکه ایمیل بفرستید یا ایمیل های خود را دریافت کنید باید به سایت gmail سری بزنید. استفاده از این ایمیلها برای استفاده شرکتی، به هیچ وجه توصیه نمی شود، زیرا باعث کاهش پرستیژ کاری و اعتبار شما نزد مشتریانتان می شود.
همچنین ممکن است شما ایمیل شرکتی خود به صورت yourname@yourcompany را در مرورگر وب (گوگل کروم، فایرفاکس، …) مشاهده کنید.
در این صورت حتما متوجه شده اید، کار کردن با ایمیل بر بستر وب، به راحتی کار با برنامه هایی مانند Outlook نمی باشد. برای مثال هر بار که بخواهید پیوست ایمیل را مطالعه کنید، باید آنرا دانلود کنید. بنابراین پس از مدتی به این فکر می افتید که ایمیل شرکتتان را روی Outlook تنظیم کنید. ولی حین انجام تنظیمات Outlook متوجه می شوید که سر یک دوراهی قرار دارید:
- تنظیم روی Post Office Protocol – pop3
- تنظیم روی IMAP – Internet Message access protocol
۲- دسترسی به ایمیل از Outlook به روش pop3
حین تنظیم pop3 در outlook می توانید انتخاب کنید که:
- ایمیلها از سرور به Outlook کپی (copy) شوند
- ایمیلها از سرور به Outlook منتقل (move) شوند ( وبه این ترتیب پس از انتقال ایمیل از سرور به اوت لوک، ایمیل از سرور حذف شود)
چه موقع از pop3 استفاده کنیم؟
برای کسانی که در سرورشان با محدودیت حجم ایمیل مواجه هستند (مثلا هر نفر تنها ۵۰ مگابایت) و اغلب ایمیلهای آنها با پیوست های حجیم (برای مثال فایل pdf اطلاعات فنی یک محصول خاص) همراه هستند؛ استفاده از تنظیم pop3 و انتقال ایمیلها به اوت لوک توصیه می شود.
۳- دسترسی به ایمیل از Outlook به روش IMAP
این روش به شما تنها اجازه کپی ایمیلهای دریافتی به outlook را می دهند. به عبارت دیگر در این حالت ایمیل های IMAP را فقط در محل اصلی شان می خوانند و MOVE (انتقال) برای این نوع ایمیل ها انجام نمی گیرد.
چه موقع از IMAP استفاده کنیم؟
شرکت مایکروسافت استفاده از IMAP را توصیه می کند. اگر شما ایمیلهایتان را در چند دستگاه مطالعه می کنید (کامپیوتر شرکت، لپ تاپ منزل، گوشی موبایل، …) استفاده از این روش توصیه می شود، زیرا:
- اگر یک ایمیل را در یک دستگاه مطالعه کنید، این ایمیل در دستگاههای دیگر هم خوانده شده محسوب می شود.
- اگر در یک دستگاه، چند فولدر برای ایمیلهایتان ایجاد کنید؛ این فولدرها در دستگاههای دیگر هم ایجاد می شوند.
- اگر یک ایمیل را در یک دستگاه حذف کنید، این ایمیل در همه دستگاههای دیگر هم حذف می شوند.
در یک کلام در این حالت تمام دستگاه ها با هم Synchronize می شوند.